Behandling av (personliga) data av enheten som ansvarar för ansökningsprocessen online
1. Allgemeines
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens verarbeiten. Sie gilt für Bewerbungen, die insbesondere über unsere Recruiting-Seite, ein Webformular, per E-Mail oder auf einem anderen mit uns abgestimmten Weg eingehen.2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzkontakt
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist:| Unternehmen | POSITEC Germany GmbH |
| Anschrift | Schanzenstraße 22, 51063 Köln |
| Telefon | +49 (0) 221 130 656 0 |
| germany@positecgroup.com | |
| Handelsregister | HRB 71318, Amtsgericht Köln |
| Datenschutzteam | Herr Timothy McCormack |
| Datenschutzkontakt | datenschutzeu@positecgroup.com |
3. Personenbezogene Daten im Bewerbungsverfahren
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Bewerbungsverfahren verarbeiten wir insbesondere Daten, die Sie uns selbst mitteilen oder die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen.- Identifikations- und Kontaktdaten, insbesondere Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
- Angaben zur gewünschten Position und dazu, über welchen Kanal Sie auf uns aufmerksam geworden sind;
- optional die von Ihnen angegebene Verknüpfung zu einem beruflichen Online-Profil, etwa LinkedIn;
- Bewerbungsunterlagen, insbesondere Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise und sonstige von Ihnen hochgeladene Dokumente;
- Angaben zu Qualifikationen, Kompetenzen, Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachkenntnissen, beruflichen Stationen und Standort;
- Kommunikations-, Termin- und Interviewdaten sowie interne Vermerke, die im Verlauf des Bewerbungsverfahrens entstehen;
- gegebenenfalls weitere Informationen, die Sie uns freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung entgegenzunehmen, Ihre Eignung für die ausgeschriebene Position zu prüfen, mit Ihnen zu kommunizieren, Gespräche zu organisieren und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden.Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.
Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO. Soweit wir Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aufbewahren, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Wahrung und Verteidigung unserer Rechte.
Verarbeitungen, die eine Einwilligung voraussetzen, erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO und gegebenenfalls § 26 Abs. 2 BDSG. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
5. KI-gestützte Unterstützung durch den Personio Talentscreening-Agenten
Um eine effiziente und faire Prüfung der eingehenden Bewerbungen zu gewährleisten, nutzen wir KI-gestützte Funktionen innerhalb unseres Bewerbermanagementsystems Personio. Diese Funktionen unterstützen unser Recruiting-Team bei der Organisation, Prüfung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen.Im Rahmen dieses Prozesses analysiert das System die in Ihrer Bewerbung enthaltenen personenbezogenen Daten, einschließlich Ihres Lebenslaufs und aller von Ihnen eingereichten zusätzlichen Unterlagen. Dazu können insbesondere Informationen über Ihre Qualifikationen, Fähigkeiten, Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachkenntnisse und Ihren Wohnort gehören, soweit diese für die ausgeschriebene Stelle relevant sind.
Auf der Grundlage vordefinierter, rollenspezifischer Kriterien, die im System gespeichert sind, erstellt die KI-gestützte Funktion eine strukturierte Zusammenfassung Ihrer Bewerbung und kann angeben, inwieweit Ihr Profil den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle entspricht. Diese Ausgabe dient ausschließlich der Unterstützung der menschlichen Entscheidungsfindung.
Der Einsatz von KI führt nicht zu einer automatisierten Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Alle Bewerbungen werden von qualifiziertem Personal geprüft, und alle Entscheidungen bezüglich Ihrer Bewerbung – einschließlich des weiteren Verlaufs im Einstellungsverfahren oder der Einstellungsentscheidung – werden ausschließlich von unseren Mitarbeitern getroffen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu Zwecken der Personalbeschaffung gemäß den in unserer Datenschutzerklärung beschriebenen geltenden Rechtsgrundlagen (z. B. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO und, sofern zutreffend, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
Der Zugriff auf KI-generierte Erkenntnisse ist streng auf autorisierte Mitarbeiter beschränkt, die am Einstellungsprozess beteiligt sind. Es wurden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Sie haben das Recht, weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich aussagekräftiger Informationen über die zugrunde liegende Logik sowie über die Bedeutung und die für Sie zu erwartenden Folgen dieser Verarbeitung. Sie können außerdem Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch ausüben, wie in unserer Datenschutzerklärung beschrieben.
6. Empfänger und Zugriff auf Ihre Daten
Innerhalb der POSITEC Germany GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen. Hierzu gehören insbesondere autorisierte Mitarbeitende des Personalbereichs, zuständige Führungskräfte und weitere am Auswahlprozess beteiligte Fachverantwortliche.Eine Weitergabe an andere Empfänger erfolgt nur, wenn dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eingewilligt haben oder wir einen Dienstleister im Rahmen einer datenschutzrechtlich zulässigen Auftragsverarbeitung einsetzen.
7. Einsatz von Personio als Auftragsverarbeiter
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden verschlüsselt übertragen und in unserem Bewerbermanagementsystem gespeichert. Das System wird von Personio bereitgestellt. Personio verarbeitet die Daten in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DS-GVO auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung.Dies umfasst auch die innerhalb von Personio eingesetzten KI-gestützten Funktionen zur Unterstützung des Bewerbungsprozesses. Weitere Informationen zu Personio finden Sie unter: https://www.personio.de/impressum/
Soweit Personio weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzt oder Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen an Auftragsverarbeitung und internationale Datenübermittlungen.
8. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten regelmäßig noch für 180 Tage aufbewahrt. Die Aufbewahrung dient insbesondere der Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung möglicher Rechtsansprüche. Anschließend werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder so anonymisiert, dass kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.Führt Ihre Bewerbung zu einem Beschäftigungsverhältnis, werden die für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Daten in die Personalverwaltung übernommen und nach den hierfür geltenden Datenschutz- und Aufbewahrungsregelungen verarbeitet.
9. Aufnahme in den Talent Pool
Wenn Sie gesondert eingewilligt haben, können wir Ihre Bewerbungsdaten nach Abschluss des konkreten Bewerbungsverfahrens für bis zu 180 Tage in unseren Talent Pool aufnehmen, um Sie bei passenden zukünftigen Stellen erneut zu kontaktieren. Die Aufnahme in den Talent Pool ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf das laufende Bewerbungsverfahren.Eine Einwilligung in die Talent-Pool-Speicherung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach Widerruf oder Ablauf des genannten Zeitraums werden Ihre Daten aus dem Talent Pool gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
10. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff, Veränderung oder unzulässige Offenlegung zu schützen. Die Datenübertragung über unsere Recruiting-Seite erfolgt verschlüsselt. Zugriffsberechtigungen werden nach dem Erforderlichkeitsprinzip vergeben.11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung Ihrer Bewerbungsdaten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für die Prüfung Ihrer Bewerbung erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch möglicherweise nicht oder nicht vollständig bearbeiten.12. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:- Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten gemäß Art. 15 DS-GVO;
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DS-GVO;
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO;
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO;
- Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DS-GVO gemäß Art. 21 DS-GVO;
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO.
13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt. Sie können sich insbesondere an die für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde wenden:Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
14. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Bewerbungsprozesse oder die eingesetzten Systeme ändern. Für eine erneute Bewerbung gilt die zum jeweiligen Zeitpunkt veröffentlichte Fassung.Unsere allgemeine Datenschutzerklärung finden Sie unter: https://eu.worx.com/de-de/datenschutzbelehrung/